By
Peter Smeele
/ 9 april 2020
Als media-adviseur heb ik ruim 30 jaar vele emails verzonden en ontvangen. Daarnaast heb ik veel literatuur gelezen over effectiever communiceren.
In deze blog wil ik een aantal belangrijke emailtips aanreiken om interne emails beter en sneller te laten werken.
In veel bedrijven ontbreekt er een draaiboek “Interne emailrichtlijnen” en slim is om zo’n draaiboek op te stellen.
Hieronder volgen een aantal praktische tips:
- Voorkom onnodige emails. Bedenkt 2 x voor je een email verzendt en overweeg om naar collega zelf persoonlijk bespreekbaar te maken.
- Beperk het aantal onderwerpen in 1 email. In de praktijk zie je vaak dat in de onderwerpregel van een emailbericht niet het onderwerp wordt benoemd, dat in de email wordt uiteengezet.
- Voorkom dat je teveel collega’s in cc-t, vooral als je het doet om iedereen bij te betrekken. Veelal wordt het een probleem groter en een probleem groter, als zomaar iedereen commentaar geeft.
- Geef duidelijk aan in jouw email wie wel moet reageren en voor wie het emailbericht alleen als leesbericht moet worden gezien. Hierdoor voorkom je dat er een ‘angstcultuur’ ontstaat binnen het bedrijf en onvoldoende de basis wordt gelegd voor nieuwe goedbedoelde initiatieven voor verbeteringen van bijvoorbeeld bedrijfsprocessen.
- Misverstanden voorkom je grotendeels door het opstellen van een juiste email.
- Wanneer iemand jouw email als cc binnenkrijgt, mag deze nooit direct reageren op de email, alleen als kennisgeving de informatie tot zich nemen. Reden: anders wordt het probleem groter, ingewikkelder en verandert de context van de probleemstelling of boodschap die je wilt communiceren.
- Probeer een leuke ‘tone of voice’ terug te laten komen in jouw emails. Gebruik voldoende bijvoegelijke naamwoorden en voorkom zoveel mogelijk vaagheden.
- Je voorkomt dat jouw boodschap verkeerd wordt uitgelegd, waardoor roddels en negatieve stemming wordt aangewakkerd.
Hierbij een greep aan ‘gouden emailregels’ die je kunt toepassen bij uitgaande emails:
- Begin in de onderwerpregel met afzender bijvoorbeeld Peter Smeele of afkorting PS, daarna hoofdonderwerp, interne code of nummer, en daarna uiterlijk vermelding deadline om te reageren: Voorbeeld: PS, Factuur Bijlsma, P.O. 12234, Graag uw reactie voor a.s. do. 7 februari voor 17.00 uur.
- Bij het vermelden van de deadline in de onderwerpregel is het slim, om niet z.s.m. er in te zetten , maar jouw deadline die voor jouw binnen veilige grenzen valt. Als iedere collega korte deadlines gaat hanteren is geen enkele activiteit spoedeisend.
- Probeer lange zinnen in jouw interne emails te beperken.
- Sluit jouw email af met iets positiefs, zoals de tekst: Dank je voor jouw input.
Bouw als volgt jouw email op:
-
-
- Begin de tekst in jouw email met:
- 1)Wanneer je de ontvanger moet reageren, daarna:
- 2) Samenvattende tekst van jouw tekstbericht/boodschap
- 3) Opsomming van korte details
- 4) Sluit af met een positief
-
Bezoek regelmatig mijn website voor nuttige tips, waar je veel plezier aan hebt.
Graag tot binnenkort.
Peter Smeele
Sales Content Manager
Volg ons op:
