Het ontbreken van goede spelregels bij een vergadering kost het bedrijfsleven jaarlijks miljoenen euro's! .......

Blog

By Peter Smeele / 28 januari 2018

Organisaties verliezen vele miljoenen euro’s per jaar aan het niet juist vergaderen.

Hieronder volgend een aantal praktische tips om meer uit de vergadering te halen te weten:

Spelregels. Stel altijd spelregels op wat wel en niet toelaatbaar is.
Spelregel 1: Mensen mogen niet de vergadering uitlopen, vanwege het feit dat ze ‘kwaad’ zijn.
Spelregel 2: Wat is het doel van de vergadering? Bepaal of je de echte oorzaak van het probleem aanpakt en oplost of ga je de symptomen (tijdelijk) bestrijden..
Spelregel 3: Alles dient zo te zijn afgestemd tijdens de vergadering om de besluitvorming te versnellen.
Spelregel 4: De notulist zorg ervoor dat er zoveel mogelijk, alles zo feitelijk wordt beschreven, zonder aan stemmingmakerij te doen of het zo opschrijven dat het geen recht doet aan de ‘context ‘ van probleem en/of oplossing.
Spelregel 5: Bepaal van te voren wie er verantwoordelijk is voor ‘wat’.
Spelregel 6: Voorkom misverstanden. Dus voorkom dat deelnemers aan de vergadering zeggen: Oh, ik dacht..
Spelregel 7: Wat is de opbouw van een vergadering?: a) Begin met wat je wilt bereiken aan het einde van deze meeting b) De vergadering zelf c) Geef samenvatting van wat je hebt besproken, wat er niet is behandeld, vervolgacties (o.a. wanneer de volgende vergadering is etc.)
Spelregel 8: Deelnemers mogen alleen kritiek hebben, als ze (mogelijke) oplossing(en) hebben.
Spelregel 9: Voorkom dat er zomaar ideeën worden ingebracht, die niet ter zake doende zijn, aangaande het onderwerp/ probleem/ oplossing.
Spelregel 10: Iedere deelnemer aan de vergadering dient van te voren dezelfde informatie ruimschoots voor de vergadering te krijgen. Geef iedere deelnemer van de vergadering, van te voren de juiste informatie om zich in te lezen en/of voor te bereiden.
Spelregel 11: Zorg dat de vergadering en de communicatie altijd in dienst staat van de oplossing en/of discussie.
Zakenkundig. Laat zakenkundigen binnen het overleg beslissen over belangrijke zaken; niet zakenkundigen later tijdens de vergadering betrekken bij de details.
Eisen aan de voorzitter die de vergadering leidt zijn: Een daadkrachtig en niet-conflictvermijdend typ zijn.
De voorzitter en het team dienen vooraf te bepalen dat te dominant figuur niet bepalend mag zijn voor het verloop van de vergadering.
Personen van de ene afdeling kunnen niet beslissen over de afdeling waar ze niet werkzaam zijn, behalve directie en financieel directeur.
Vermijd beslissingen die gebaseerd zijn louter op alleen gevoel.
Voorkom dat er alleen voor leuke zaken of beslissingen wordt gekozen. Beslissingen dienen tijdens de vergadering genomen te worden wat ten dienste staat van productiviteit en/of winstgevendheid en/of continuiteit van de organisatie.
Ingrijpende beslissingen dienen niet meteen genomen te worden. Het gevaar is dat te snel voor niet juiste beslissingen wordt gekozen, die dan op termijn moeten worden herzien of aangepast, wat extra kosten met zich meebrengt.
Actielijst. Maak altijd actielijst, wat is gekoppeld aan 1 persoon en wanneer het (deel)project klaar dient te zijn. Vervolgens koppel je een vervolgactie eraan vast. Maak bijvoorbeeld een Worddocument: Zet de volgende tekstkolommen erin, van links naar rechts: Trefwoord, Omschrijving probleem of werkzaamheden, Persoon, Oplevering werkzaamheden en de meest rechterkolom daarboven staat Vervolgactie + Persoon. Geef aan bij voorkeur aan oplevering 1ste of 2de helft van week.. (weeknummer noemen).